Mengenal Surat Bisnis Jual Beli (Dalam Bisnis)

Dalam kehidupan sehari-hari tentunya kita tidak pernah lepas dari yang namanya jual beli, baik jual beli secara tradisional maupun jual beli dalam system bisnis. Terkadang saya berfikir suatu hari nanti saya ingin membuat bisnis kecil-kecilan tapi diolah secara profesional, seperti membuat warung atau menjadi agen.

Kebetulan sekali Ibu saya memiliki warung kecil-kecilan dikampung, saya pun pernah mengurus warung tersebut, dan kalo saya perhatikan dalam system pengelolaan warung Ibu saya itu memiliki banyak kelemahan, padahal menurut saya sekecil apa pun penghasilannya buat saya tetap saja;  "Bisnis Is Bisnis ", jadi kita harus serius dalam mengelolanya.

Sekarang mari kita coba mengenal bagaimana cara kerja perusahaan besar dalam system jual belinya. Nanti baru kita bisa implementasikan kedalam sekala yang lebih kecil seperti pengelolaan sebuah warung, yang tentunya akan ada banyak yang kita sesuaikan tapi tetap bertujuan sama, yaitu mengelola dengan systematis untuk mendapatkan untung yang sebanyak-banyaknya.

Diperusahaan tempat saya bekerja, tiap hari saya berkutat dengan yang namanya PO (purcase order), nah PO itu termasuk kedalam kategori surat bisnis. Apa sih PO dan apa kegunaannya,,?

PO itu adalah surat bisnis resmi yang kita keluarkan ketika kita hendak memesan barang dari rekan bisnis (supplier), PO itu berisi nama-nama barang, code barang, dan jumlah pemesanan barang. PO juga bisa kita fungsikan sebagai file acounting keuangan/pembukuan juga sebagai alat bukti transaksi jual-beli.


 


Selain nama barang yang dipesan, PO juga memiliki kop surat yang berisi nama pemesan, nama supplier, nomor order / no PO, tanggal order, dan tanggal pengiriman. PO bisa dikirim melalui email, fax, maupun lewat pos.

Nah setelah kita mengirimkan surat PO, nanti supplier akan mempersiapkan barang yang kita pesan dan pada saat supplier mengirimkan barang pesanan, biasanya supplier mengeluarkan surat jalan yang dicantumkan bersamaan dengan PO yang kita kirim. Surat jalan tersebut berisi nama barang yang telah kita pesan, dan jumlah harga, terkadang supplier tidak dapat memenuhi permintaan barang yang kita pesan, bisa jadi barang yang kita pesan dalam PO tidak dikirim oleh supplier, atau dikirim tapi jumlahnya berkurang, atau sering juga supplier salah dalam mengirim barang (barang yang dikirim tidak sesuai dengan permintaan dalam PO).





Untuk menghindari kesalahan, maka kita harus melakukan pengecekan secara teliti terhadap barang yang dikirim supplier, apakah barang yang dikirim sesuai dengan permintaan PO.

Demikianlah beberapa surat bisnis yang saya kenal, dan fungsi-fungsinya semoga bermanfaat buat pembaca.